Meserii / Contabili / Primii pași în contabilitate

Cont, acces și ce date de client nu urcă în AI

Prima lecție despre ChatGPT în contabilitate nu e despre prompturi. E despre cont și despre o regulă pe care o fixezi înainte să scrii prima întrebare: ce date ale clientului nu ajung niciodată într-un asistent AI.

Obiectiv

La finalul lecției ai:

1. un cont la ChatGPT sau Claude, făcut pe site-ul oficial;
2. setarea de confidențialitate verificată;
3. o regulă scrisă de anonimizare, pe care o aplici la fiecare întrebare.

Pasul 1: contul

Intră pe site-ul oficial: chatgpt.com (OpenAI) sau claude.ai (Anthropic). Creezi contul cu o adresă de email de cabinet sau cu un cont pe care îl controlezi tu. Alege o parolă nouă, unică. Poți folosi gratuit oricare dintre ele pentru lecțiile de aici; nu e nevoie de abonament.

Un model de limbaj nu e un calculator și nu e o bază de date de legislație. Scrie text probabil, pe baza a ce a văzut la antrenare. De aceea poate formula convingător o prevedere care nu mai e în vigoare. Ține minte asta pe tot parcursul cursului.

Pasul 2: setarea de confidențialitate

În ChatGPT, setarea se află, conform paginii oficiale de ajutor OpenAI, la: profil → Settings → Data Controls → opțiunea „Improve the model for everyone”. Dacă o dezactivezi, conversațiile tale nu mai sunt folosite la antrenarea modelelor. Setarea ține de cont, nu de dispozitiv. Există și Temporary Chat, o funcție separată: conversațiile nu apar în istoric și nu sunt folosite la antrenare.

În Claude, caută în Settings secțiunea de confidențialitate și opțiunea prin care alegi dacă conversațiile ajută la îmbunătățirea modelelor. Denumirile se schimbă; verifică-le pe pagina de ajutor Anthropic, nu după această lecție.

Atenție: dezactivarea antrenării nu face din AI un loc potrivit pentru date de client. Ea reduce un risc, nu îl elimină.

Regula datelor clientului

Cabinetul tău prelucrează datele clienților ca persoană împuternicită. Confidențialitatea e și principiu fundamental în Codul etic al profesiei. Concret, nu urcă niciodată în AI:

• CUI, denumirea clientului, CNP, IBAN, adrese;
• state de plată, salarii nominale, date din D112;
• balanțe, jurnale, extrase de cont cu date reale;
• facturi scanate, XML-uri e-Factura, fișiere SAF-T reale;
• parole SPV, certificate digitale, orice date de acces.

Pentru AI scrii ca pe un forum profesional: „SRL plătitor de TVA, comerț online, cifră de afaceri sub plafon”, nu numele firmei și nu CUI-ul.

Exemplu aplicat (fictiv)

Ai de cerut unui client documentele lipsă. Varianta greșită: lipești emailul clientului cu numele, CUI-ul și extrasul atașat. Varianta corectă:

Sunt contabil într-un cabinet mic. Scrie un email scurt, politicos și ferm către un client antreprenor care nu a trimis extrasele de cont pentru luna trecută. Termenul intern de predare e peste 3 zile lucrătoare. Fără formule de umplutură.

Primești o ciornă. Pui tu numele, data și semnătura, în editorul tău de email, nu în AI.

Exercițiu

1. Fă contul și verifică setarea de confidențialitate.
2. Ia trei sarcini din ultima săptămână (un email, o întrebare a unui client, o formulă Excel).
3. Pentru fiecare, rescrie cererea astfel încât să nu conțină niciun element de identificare. Dacă nu poți, sarcina rămâne în afara AI.

Regula de bază

Verificarea e ca o reconciliere: nu semnezi pe o cifră pe care n-ai bifat-o la sursă. Iar la sursă nu ajunge nimic identificabil al clientului în AI.

Surse verificate pe 2026-11-10: OpenAI, Data controls FAQ.